Rollierende Liquiditaetsplanung Zielsetzung Mit Hilfe dieses Kalkulationsprogrammes sind Sie in der Lage, die zukuenftig zu erwartende Liquiditaet, fuer sich und fuer externe Kapitalgeber (z.B. Kreditinstitute), transparent darzustellen. Ziel ist nicht die ?uro-genaue Vorhersage. Vielmehr koennen Sie dieses Hilfsmittel kontinuierlich einsetzen, um ein Gefuehl fuer die Bestimmungsgroessen zu entwickeln, die die Liquiditaetsentwicklung beeinflussen. Zeichnen sich evtl. Engpaesse ab, so haben Sie die Chance, dies begruendet darzustellen. Fruehzeitig koennen Sie nach Loesungen suchen und die Ergebnisse fuer die Entwicklung Ihres Unternehmens simulieren. In Zeiten von Basel II (Richtline zur Kreditvergabe) wird die offene Kommunikation mit Ihren Kreditinstituten immer wichtiger. Auch hierzu wird dieses Kalkulationsprogramm seinen Beitrag leisten. Damit Sie genuegend Zeit finden, sich mit diesem Thema auseinander zu setzen, ist bewusst auf folgendes geachtet worden: - das Modell ist einfach und transparent gehalten - die Eingaben werden auf ein Minimum beschraenkt - Berechnungen werden nach Aenderung des Stichtags-Datums sofort ausgefuehrt. Wichtiger Hinweis! Durch den Kauf dieses Excel-Tolls erhalten Sie das Recht, dieses Kalkulationsprogramm uneingeschraenkt im Rahmen der Kernfunktionalitaet zu nutzen. Sie werden nicht Eigentuemer. Es ist Ihnen also nicht gestattet, dieses Kalkulationsprogramm kostenlos oder kostenpflichtig weiter zu vertreiben. Auch duerfen Datenschutzeinrichtungen nicht entfernt werden. Die Urheberrechte liegen weiterhin bei mir (siehe Copyright-Angabe). Bei Zuwiderhandlung muessen Sie mit Schadenersatzanspruechen rechnen. Um dennoch den Kundenwuenschen nach eigenen individuellen Anpassungen gerecht zu werden, wurde nur ein Minimum an Datenschutzmassnahmen realisiert. Diese beziehen sich ausschliesslich auf die Kernfunktionalitaet. Kernfunktionalitaet ist, datumsgesteuert, aus Parametern (Datenblaetter Basis_Auszahlungen und Stammdaten) einen periodengerechten rollierenden Wertestrom zu erzeugen (Datenblatt Auszahlungen). Diese drei Datenblaetter sind eigenstaendig nutzbar. Das Datenblatt Auszahlungen ist geschuetzt, damit diese Kernfunktionalitaet sichergestellt ist. Jedoch koennen auch auf diesem Datenblatt individuelle Aenderungen vorgenommen werden. Nach jeder Summenzeile gibt es zwei Leerzeilen. Diese koennen geloescht oder mit individuellen Werten und Funktionen belegt werden. Benoetigen Sie noch zusaetzlich editierbare Leerzeilen, dann markieren Sie bitte immer die 2. der zwei Leerzeilen und nutzen Sie die Excel-Funktion Hinzufuegen. Fuer individuelle Aenderungen kann natuerlich keine Garantie uebernommen werden! Allgemeines Grundsaetzlich koennen Sie nur die gelbunterlegten Felder durch Eingaben veraendern! Das Stichtagsdatum wird nur auf der 1. Tabellenseite (Liquiditaet) gepflegt. Alle weiteren Datumsangaben werden immer in Bezug zum Stichtagsdatum ausgewertet. Alle Datumsangaben sollten Sie immer zum 1. eines Monats vornehmen (z.B. 01.05.2008) Die verwendeten Begriffe sind allgemein verstaendlich und selbsterklaerend, so dass das System intuitiv bedient werden kann. Zu gekennzeichneten Zeilen- bzw. Spaltenueberschriften finden Sie zur besseren Erklaerung noch Kommentare. Auf der Tabellenseite Parameter befinden sich allgemeine Daten zu Rechenvorgaengen,die Sie nicht aendern koennen. Kennzeichen MwSt. Soll-/Ist-Versteuerung Fuer die liquiditaetsmaessige Beruecksichtigung der Mehrwertsteuer ist entscheidend, ob die Mehrwertsteuerzahlung nach - vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung - S) oder - vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung - I) erfolgt! Vorgehensweise Einrichtung des Systems Tabellenseite Basis-Auszahlungen Sie beginnen mit der 2. Tabellenseite Basis_Auszahlungen. Grundsaetzlich ist die Kostensituation eines Unternehmens durch Vertraege langfristiger konstant als die Einnahmeseite. Da Sie hier mit der Kostenseite beginnen, sind Aenderungen hier nicht so haeufig vorzunehmen, wie bei den Einzahlungen. Hier erfassen Sie kostengleiche Auszahlungen. D.h., alle Werte, die hier erfasst werden, fuehren auch zu tatsaechlichem Geldfluss. Gegenbeispiel: Abschreibungen werden hier nicht erfasst, weil der Geldfluss zum Zeitpunkt der Investition stattgefunden hat. Sie koennen zwei Werte erfassen. Die Werte werden netto, ohne MwSt. erfasst. Unter dem Wert Aktuell erfassen Sie den aktuell zum Stichtag zu zahlenden Betrag. Unter dem Wert Neu koennen Sie den Betrag erfassen, der sich im weiteren Zeitablauf wahrscheinlich (z.B. durch Preissteigerung) ergeben wird. Der Zeitpunkt, zu dem der Wert Neu in den Berechnungen verarbeitet wird, ist abhaengig von der folgenden Spalte ab Datum. Ist das Stichtagsdatum = ab Datum wird der Wert Neu verarbeitet. Unter End-Datum koennen Sie das Datum erfassen, zu dem die betroffene Position zum letzten Mal im Zahlungsablauf beruecksichtigt werden soll. Charakteristisch fuer einige Ausgabepositionen (z.B. Steuern, Versicherungen, Abos) ist, dass sie nicht unbedingt monatlich anfallen. Sie werden entweder monatlich oder in Zyklen (Intervallen) alle 2, 3, 4,6 oder 12 Monate faellig. Um fuer Ihre Auswertung einen periodengerechten Auszahlungsstrom zu erzeugen, haben Sie in der Spalte Intervall die Moeglichkeit diesen Zahlungsrhythmus einzugeben. Achtung! In dieser Spalte muss immer ein Wert stehen! Wird der Eintrag geloescht, fuehrt dies zum Fehler #DIV/0, der sich ueber mehrere Arbeitsblaetter zieht!!!! In der Spalte Monat geben Sie bitte den Monat ein, zu dem die erste Zahlung erfolgt bzw. die Basis fuer das Zahlungsintervall ist. Beispiel: die Kfz-Steuer wird jaehrlich im Monat November faellig. In diesem Fall ist das Intervall = 12 und der Monat = 11. In der letzten Spalte haben Sie die Moeglichkeit, den Mehrwertsteuerprozentsatz einzugeben. Eingaben in diesem Tabellenblatt sind nur notwendig, wenn Sie das System einrichten oder wenn groessere Aktualisierungen vorgenommen werden muessen (Preisaenderungen oder Jahreswechsel). Im guenstigsten Fall koennen Sie zwei Geschaeftsjahre mit den Eingaben rechnen. Aufgrund dieser Eingaben wird auf der folgenden Tabellenseite der periodengerechte Auszahlungsstrom gerechnet. Hier brauchen Sie keine Eingaben vorzunehmen. Diese Seite dient nur zu Auswertungszwecken. Tabellenseite Einnahmen Sie setzen die Einrichtung fort mit der 4. Tabellenseite Einnahmen. Hier finden Sie 5 Gruppen von Einnahmen bzw. Leistungen, die Ihr Unternehmen erbringt. Sie koennen nun die erwartete Umsatzentwicklung fuer die naechsten 12 Monate ab Stichtagsdatum eingeben. Die Eingabe erfolgt zu Nettowerten ohne MwSt. In den naechsten 2 folgenden Zeilen koennen Sie Angaben zu der direkten Kostenstruktur vornehmen. Direkte Kosten in diesem Sinne sind Kosten, die in direktem (proportionalem) Verhaeltnis zu der produzierten Leistung stehen. Aufgeteilt wird hier das Verhaeltnis von Material- und Personalkosten. Da die Struktur relativ konstant ist und eine ?urogenaue Berechnung keinen Sinn macht, wird der jeweils prozentuale Anteil erfasst. Zum Zeitpunkt der Einrichtung des Systems ist das Augenmerk auf diesen prozentualen Anteil gerichtet. Ziel ist es, diesen Anteil so genau und langfristig als moeglich zu erfassen. Dadurch verringern sich die Eingaben fuer die laufenden Analysen. Als Beispiel ist es auch moeglich, beide Anteile auf 0 zu setzen (Dienstleistungsbranche). Es wuerden hier nur die geschaetzten Einnahmen erfasst. Alle Ausgaben stuenden dann im 2. Tabellenblatt bei den Basis_Auszahlungen! Optional: Beschaffung und Bestandshaltung ueber Lagerfunktion Tabellenblatt Beschaffung-Lager Auf diesem Tabellenblatt werden fuer die einzelnen Produktgruppen bzw. Leistungen Lagerbestaende und monatliche Zugaenge erfasst. Die Abgaenge werden aus dem Tabellenblatt Einzahlungen uebernommen. Alle Werte sind netto, ohne Mehrwertsteuer. Bestaende werden fortgeschrieben Das fuehren eines Lagers ist optional. Auf dem Tabellenblatt Einzahlungen wird der Materialanteil in % vom Nettoumsatz angegeben. Gibt es kein Lager bzw. sind die Bestaende im entsprechenden Monat 0, dann wird unterstellt, dass das Material bzw. die Ware im Monat des erwarteten Umsatzes beschafft wird. Gibt es jedoch einen positiven Lagerbestand, so wird auf die Beschaffung verzichtet und zuerst das benoetigte Material aus dem Lager entnommen. Reichen die Bestaende nicht, wird die Beschaffung der Differenz unterstellt. Laufende Analysen 1. Liquiditaet Auf dem 1. Tabellenblatt Liquiditaet geben Sie das neue Stichtagsdatum ein. 2. Basis-Auszahlungen Auf dem 2. Tabellenblatt nehmen Sie nur dann Eingaben vor, wenn es Aenderungen bei den Allgemeinen Ausgaben gegeben hat. 3. Einzahlungen Auf dem 4. Tabellenblatt geben Sie idealerweise nur Ihre Umsatzerwartungen fuer die naechsten Monate ein. Ggf. koennen Sie natuerlich auch die prozentualen Anteile der Material- und Personalkosten aendern. 4. Liquiditaet Auf dem 1. Tabellenblatt kontrollieren Sie bzw. machen Sie die folgenden Eingaben: - Stichtagsdatum (bitte immer den 1. eines Monats verwenden z.B. 01.06.2008) - Kreditorenlaufzeit (wie lange dauert es im Durchschnitt, bis Sie eine Rechnung bezahlen?) - Debitorenlaufzeit (wie lange dauert es im Durchschnitt, bis ein Kunde zahlt? - Auftragsbestand ( wird zurzeit noch nicht verarbeitet) - Bestand an Verbindlichkeiten - Bestand an Forderungen - Summe der Kontostaende Ihrer Banken - Summe der Kassenbestaende - Noch zu zahlende Mehrwertsteuer bzw. welcher Betrag wird noch erstattet Im folgenden Zeilenblock wird der Bestand an Verbindlichkeiten mit den aktuell zu zahlenden Rechnungen addiert. Gleiches geschieht auch mit den Forderungen Im naechsten Block werden diese fortgeschriebenen Bestaende anhand der Debitoren- bzw. Kreditorenlaufzeiten in liquide Mittel umgerechnet. Die Verbindlichkeiten enthalten keine Lohn- bzw. Personalkosten mehr. Die Differenz der liquiden Mittel aus Forderungen abzgl. Verbindlichkeiten vermindert um die Ausgaben fuer Personal finden Eingang in die kurzfristigen liquiden Mittel. Da nicht bestimmt werden kann, ob der Kapitalrueckfluss auf Bank und/oder in die Kasse geht, wird aus beiden Positionen eine Summe gebildet. Einmal mit und einmal ohne Mehrwertsteuer. Die Zeile Entwicklung Bank und Kasse ohne MwSt. bildet die Basis fuer nachfolgende Simulation bzw. Disposition. Sonder-Auszahlungen In diesem Block koennen weitere Ausgaben simuliert bzw. disponiert werden: - Entnahmen ohne MwSt. Beispiel: Unternehmerlohn, Tilgung, Zinsen - Investitionen incl. MwSt. Alle Auszahlungen, bei denen Mehrwertsteuer im Spiel ist. - Einzahlungen ohne MwSt. Beispiel: Kapitaleinlagen, Kredite und Darlehen etc. In den folgenden zwei Zeilen wird die erwartete Liquiditaet mit und ohne MwSt. angezeigt. Dies ist das Endergebnis dieser Liquiditaetsbetrachtung. Die folgenden Positionen Gewinn / Verlust und Mehrwertsteuer dienen nur der Information. Grafische Auswertungen: 1. Tabellenblatt: Liquiditaet - Forderungen / Verbindlichkeiten - Entwicklung Liquiditaet - Umsatzsteuer 2. Tabellenblatt: Auszahlungen - Ausgabearten ? Intervalle - Ausgabenstruktur - 3. Tabellenblatt: Beschaffung-Lager - Waren- bzw. Materialbestaende 4. Tabellenblatt: Einzahlungen - Leistungsstrukturen - Break Even / Gewinnschwelle